En studie viser at god intern kommunikasjon øker de ansattes produktivitet med hele 25 %.

En studie viser at god intern kommunikasjon øker de ansattes produktivitet med hele 25 %. Man har i det daglige én til én samtaler og felles møter som en standard kommunikasjonsform, men det finnes flere verktøy man kan ta i bruk for å styrke dette. Denne guiden gir deg en oversikt over de ulike verktøyene og vil vise deg verdien i å bruke digital signage som en kanal for din interne kommunikasjonsplan.

Hva er en intern kommunikasjonsplan, og hvorfor berører det meg?

Intern kommunikasjon endrer seg nå i to ulike retninger grunnet de to trendene beskrevet under her:

Ansattes forhold til jobben og arbeidsplassen. Det har allerede vært mye diskusjoner rundt trender som hjemmekontor og kontorer med åpent landskap. Selv om disse temaene er mye omstridt så er det likevel en refleksjon av at det er en endring i hvordan ansatte forholder seg til sin arbeidsgiver. Selskaper blir mer spesialiserte og konkurranseutsetter (outsourcer) oftere, mens ansatte blir mer mobile, tilpasningsdyktige og produktive.(2)

Stadig ny teknologi setter personer i kontakt på nye måter. Enten det er Facebook, Facebook Worplace, Salesforce Chat, Slack eller Yammer, så har ansatte mulighet til å kommunisere med hverandre hele tiden via disse digitale kanalene. Erfarne organisasjoner kommuniserer med sine ansatte slik de allerede er vant til å kommunisere, dette inngår i en intern kommunikasjonsplan. Bruken av interne sosiale medier på arbeidsplassen (nå over 50% (3)) vokser parallelt med bruken av sosiale medier i sin helhet. Det lønner seg derfor å se etter nye kanaler å kommunisere gjennom for å nå bedriftens mål slik at ikke budskapet bedriften ønsker å formidle drukner i mylderet av ulike kanaler vi i dag bruker. Og det finnes flere løsninger for nettopp dette.

Oversikt over de mest populære kanalene vi kommuniserer via i dag

Noe som er meget interessant når det kommer til intern kommunikasjon er det voksende utvalget av ulike måter og kanaler bedrifter kan kommunisere gjennom i dag. Under har vi listet opp hvilke kanaler bedrifter i dag har og hvor mye de faktisk blir brukt. (4)

Epost (99 %): 98 % bruker epost når de skal meddele en viktig beskjed. Det negative ved å bruke denne kanalen er at innboksen ofte er stappet full av andre eposter hvilket resulterer i at viktige beskjeder ofte drukner i det hele. Det totale gjennomsnittet for åpning av epost ligger på 61 %. (7)

Møter (96 %): Det er ingen tvil om at kommunikasjon ansikt til ansikt er viktig for enhver bedrift. En studie gjort av Harvard Business Review viser at 71 % mener at majoriteten av møtene de deltar i ikke er produktive. (8)

Intranett (90 %): Et intranett er et verktøy man kan kan bruke for å dele viktig informasjon, nyheter og andre praktiske interne gjøremål. Intranett høres jo ut som et nyttig verktøy, men det er faktisk mindre enn 13 % av ansatte som faktisk bruker dette på daglig basis og en tredjedel bruker ikke sitt intranett i det hele tatt.(5)

Sosiale Medier (85 %): En studie fra 2014 viser at 85 % av selskaper i dag bruker sosiale medier i sin interne kommunikasjonstrategi, men kun 50 % bruker det aktivt. De mest brukte er så klart Facebook, LinkedIn og Instagram. Bedrifter bruker sosiale medier til å vise seg fra en mer usminket side i nåtid som åpner for dialog for både ansatte og kunder.

Skilting i kontorlandskap (80 %): Innholdet som vises på veggene i ditt kontor er en del av den interne kommunikasjonsstrategien. Organisasjoner bruker plakater, sitater og dekor som en del av merkevarebyggingen sin. Innenfor dette segmentet er digital signage en kanal som tar mer og mer over for denne typen kommunikasjon. Fakta er at halvparten av kommunikasjonsansvarlige bruker digital signage i kontormiljøet for å formidle bedriftens budskap. Les mer om dette i neste avsnitt.

Interne meldinger: Mange selskaper bruker verktøy som for eksempel Salesforce Chatter, Facebook Workplace eller Yammer som er chat-baserte kommunikasjonsplattformer. Selv bruker vi Slack for å sende meldinger internt i tillegg til at vi bruker det som et prosjektstyringsverktøy. I Slack kan man opprette ulike grupper og prosjekter som er tildelt ulike ansatte. Man kan kommunisere i chat-form eller kommentere på hverandres prosjekter som er lagt ut der.

Fordeler ved å legge til digital signage som en del av den interne kommunikasjonsstrategien

I følge en studie gjort nylig så bruker 50 % av kommunikasjonsekspertene digital signage som en kanal i organisasjonen. (6) Man må sette opp en strategi og plan for hvordan man skal kommunisere gjennom skjermene - på den måten vil kanalen skape en enorm effekt. Ulike selskaper bruker digital signage til å styrke sin interne kultur, fremme verdier, spre budskap om lokale hendelser og å få ut viktige beskjeder fort. De nyeste trendene er å visualisere datadrevet innhold, for eksempel; måltall og resultater, siste oppdateringer fra sosiale medier, offentlig transport, informasjon fra nettsiden, RSS feed (nyheter) m.m. Digital signage gjør at man kan samle alle de kanalene man ellers kommuniserer på og visualisere dette på én og samme plattform - en plattform som er engasjerende og som kun krever at man kaster et blikk opp på skjermen for å få med seg siste nytt. Under har vi satt opp en liste over seks gode måter du kan optimalisere kommunikasjonsstrategien ved å bruke digital signage.

1. Skap bedre fokus på kundeopplevelse
I stedet for å snakke om hvor viktig kundeopplevelsen er til sine ansatte så kan man heller forsterke dette ved å vise hva kundene selv sier gjennom en digital signage løsning. Dette er et sterkt virkemiddel spesielt for B2C bedrifter. Flere og flere bedrifter viser bilder fra instagram kontoen deres der kunder har publisert innlegg med bedriftens/produktets hashtag.

2. La de ansatte kommunisere via skjermene
Historisk sett så har digital signage vært en enveis kommunikasjonsplattform der ledere i bedriften har kommunisert informasjon ned til de ansatte gjennom skjermene. I dag kan man koble opp ulike datakilder som gjør at man kan bruke det som en toveis kommunikasjonsplattform. Her følger noen eksempler:
Interne sosiale medier: Med tanke på at 85 % av bedrifter bruker sosiale medier så er dette en sterk kanal å knytte opp mot din digital signage løsning. Dette åpner opp for at de ansatte kan publisere jobber, ideér, suksesshistorier og annen relevant informasjon som kan vises direkte ut på skjermen - dette skaper engasjement og samhold i tillegg til at det oppmuntrer til eierskap til bedriften og merkevaren deres. En annen måte å påvirke bruken av sosiale medier er å oppmuntre ansatte til å bruke en spesiell hashtag på personlige bilder eller innlegg slik at de vises på bestemte interne skjermer, for eksempel i kantinen eller andre fellesarealer. Flere og flere bedrifter oppmuntrer ansatte til å dele opplevelser fra helgen, gode middagsopplevelser eller bilder fra reiser. Dette er også et sterkt virkemiddel for å knytte bedriften og de ansatte bedre sammen som igjen resulterer i trivsel og mer produktivitet.
Intern meningsmåling: Man kan sette opp meningsmålinger som oppdaterer seg i sanntid. Eksempler kan være å stemme frem månedens ansatt, neste event for bedriften eller å stemme frem handlinger og tiltak man kan gjøre i fellesskap som vil dra bedriften i positiv retning. Når man viser dette i sanntid på skjermene så skaper det ekstra entusiasme og deltakelse blant de ansatte.

3. Engasjer dine ansatte ved å være åpen med bedriftens resultater
Det er viktig å dele måltall og resultater med dine medarbeidere. Dette gjøres på det vi kaller interne skjermer - skjermer plassert der kun ansatte ferdes. (Eksempler på datakilder - se: https://www.digitalsignage.no/tjenester/integrasjoner) Det å dele måltall og resultater gjør bedriften mer transparent og er nødvendig for å holde engasjementet til dine ansatte på topp. Iain Adams, tidligere kommunikasjonssjef i Airbus sa; “Ansatte i dagens samfunn er sultne på informasjon og innhold som øker deres følelse av tilhørighet og lojalitet til selskapet de jobber for.” Faktum er, forskning rangerer åpenhet som den viktigste faktoren for å engasjere.

4. Gi anerkjennelse til dine medarbeidere
Noen bedrifter gir lønnsøkning og bonuser ved gode prestasjoner, men studier viser at ros og anbefaling fra ledelsen er det som virkelig betyr noe for å bygge opp motivasjon og prestasjon hos ansatte. Digital signage gjør det enkelt for ledere å fremheve gode prestasjoner og gi ekstra ros slik at alle kan se det. Man kan sette opp egne skjermer for dette eller ha det som en del av en rullerende visning med annen informasjon. Det er også fint å fremheve ansatte som har jubileum eller bursdag. I større selskaper skaper denne typen visning en ekstra følelse av samhold og teamfølelse da man gjerne er spredt ut over det ganske land eller over landegrensene.

5. Hold teamet ditt oppdatert på siste nytt innen bransjen og om konkurrentene
Det å ha oversikt over hva som rører seg i bransjen og hos dine konkurrenter spiller en stor rolle for dine ansatte. Ved å sette opp en relevant RSS feed for bransjen holder man sine medarbeidere oppdatert til enhver tid og dermed øker engasjementet. Spre denne typen skjermvisninger utover kontorlandskapet slik at de ansatte kan oppdatere seg på siste nytt ved å kaste et blikk på skjermen.

6. Hold kontakt med dine ansatte som ikke er pålogget
En del av dine ansatte er mest sannsynlig knyttet til en datamaskin eller er på nett hele dagen, hvilket gjør det enkelt å kommunisere med disse via mail, intranett eller meldinger. Men hva om din bedrift har medarbeidere som jobber på lager eller fabrikk? Det pleier som regel å være vanskeligere å nå disse gjennom de samme kanalene da de er avhengig av en PC eller mobil for å se din beskjed. I slike tilfeller er det perfekt å sette opp digital signage i lageret eller fabrikken som kan kommunisere viktige beskjeder, forsterke sikkerhetsrutiner, vise statistikk for produksjon og anerkjenne medarbeiderne gjennom skjermen som står i deres miljø.

Oppsummering

Digital signage blir noen ganger oversett i forbindelse med intern kommunikasjon, men med riktig strategi og teknologi så er det uten tvil en sterk kanal å bruke. Kombiner enveis innhold som beskjeder, nyheter og informasjon med sanntids dialog som sosiale medier, meningsmålinger, statistikker og annet datadrevet innhold for å nå maksimal effekt. Håper denne artikkelen var nyttig for deg.

Kilder:
1. McKinsey 2012. The Social Economy: Unlocking value and productivity through social technologies
2. The Future at Work — Trends and Implications
3. Towers Watson. Just Over Half of Employers Using Social Media Tools for Internal Communication
4. MarketingProfs. Top tools for engaging employees
5. Prescient Digital Media. Social Intranet Study Report
6. Gatehouse State of the Sector 2015
7. Constant Contact Average Industry Rates for Email as of April 2018
8. Harvard Business Review Stop the Meeting Madness